Dies ist eine alte Version des Dokuments!
Erfassen Sie hier die Hauptdaten für den Schüler.
Geben Sie im Feld „Schüler“ eine Schülernummer ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Autonummer“. Sie werden darauf hin gefragt, ob Sie den Schüler mit der Nummer anlegen möchten.
Ist die Schülernummer bekannt, wird der Schüler zur Bearbeitung geladen.
Folgeschuljahr: Nur bei Selbsterfassern („Schule (Selbsteingabe)“ oder „Schulträger (Selbsteingabe)“): Setzen Sie diesen Haken, werden alle jetzt neu zu erfassenden Schüler mit dem Folgeschuljahreszeitraum versehen.
Ist in den Parametern „Schule“ oder „Schulträger“ eingestellt, wird dieses Feld nicht angezeigt.
Geben Sie Namen und Vornamen ein.
Postleitzahl: Tragen Sie eine Postleitzahl ein, wird der Ort - sofern im Postleitzahlenstamm gepflegt - automatisch übernommen.
Ort: Geben Sie hier den Ortsnamen ein.
Ortsteil: Geben Sie hier den Ortsteil ein.
Straße: Ist die Straße bekannt, wird die Einstiegshaltestelle vorgegeben. Ansonsten wird eine Meldung ausgegeben, dass die Straße unbekannt ist.
Gibt es eine Straße mehrfach (oder ähnlicher Name), wird, in Abhängigkeit zu Postleitzahl und Ort, eine Auswahl angezeigt, aus der Sie die gewünschte Straße auswählen können. Siehe dazu auch Suchen im Schülerstamm.
Wird die Straße geändert, bekommen Sie eine Hinweismeldung auf Überprüfung der Einstiegshaltestelle. Bitte prüfen Sie die Einstiegshaltestelle und ändern sie sie, wenn der Einstieg in Ihren Unterlagen ein anderer ist!
Schule: Wählen Sie die Schule aus. Bei Haken „nur Hst. der Schule anzeigen“, wird nur die Ausstiegs-Hst. der Schule bei Ausstieg angezeigt bzw. kann ausgewählt werden. Die Ausstiegshaltestelle wird vorbelegt.
Klasse: Tragen Sie die Klassenbezeichnung ein. Stimmt sie nicht mit der Versetzung überein, wird ein Hinweis ausgegeben.
Schuljahr: Nur sichtbar für Schulträger!
Dieses Feld wird von einem Schulträger benutzt, um zu kennzeichnen, wann der Schüler das erste Mal erfasst wurde. Wählen Sie hierfür das Schuljahr aus.
Fußweg: Tragen Sie die ungefähre Wegstrecke des Schülers von seinem Wohnort zur Haltestelle ein.
Wegstrecke: Die Wegstrecke in km des Schülers insgesamt.
Schaltfläche [Route]: Lassen Sie sich die Fuß-Wegstrecke des Schülers in einerm Internet-Browser anzeigen. Die Route wird nur angezeigt, wenn im Schulstamm eine Adresse hinterlegt ist. Sonst wird nur die Adresse des Schülers angezeigt.
Schaltfläche [Fahrplanauskunft]: Lassen Sie sich den Fahrplan zu einem Zeitpunkt vom Schüler zur Schule anzeigen. Klicken Sie darauf, wird die Test-Wegstrecke / Fahrplanauskunft geöffnet und alle Felder werden vorbelegt. Drücken Sie [Enter], um sich die Fahrplanauskunft anzeigen zu lassen. Vor 11:00 Uhr wird zur Ankunft an der Schule berechnet, nach 11:00 zur Abfahrt von der Schule. Sie können jedoch zunächst alle Parameter ändern und dann die Fahrplanauskunft starten.
Erstanlage: Das Datum wird vorgeblendet, kann jedoch geändert werden.
Einstieg: Wählen Sie die Einstiegshaltestelle aus. Sie ist evtl. vorbelegt, wenn die Straße bekannt ist. Beachten Sie hierzu auch die Hinweise im Haltestellenstamm.
Ausstieg: Wählen Sie eine Ausstiegshaltestelle aus. Ist die Schule bekannt und die Einsteig-Ausstiegskonstellation ist vorhanden, wird der Wert vorbelegt. Beachten Sie hierzu auch die Hinweise im Haltestellenstamm.
Nur Hst. des Ortes anzeigen: Normalerweise werden für den Einstieg nur die Haltestellen des Ortes angezeigt. Nehmen Sie den Haken raus, können Sie auf den gesamten Haltestellenstamm zugreifen. Dies ist z.B. bei Schülern der Fall, die in einem Ort wohnen, aber z.B. „über den Berg laufen“,um „dahinter“ einzusteigen.
nur Hst. der Schule anzeigen: Hier weniger relevant, aber auch hier können Sie eine andere Haltestelle aus dem Haltestellenstamm wählen, wenn Sie den Haken entfernen.
gültig von: Tragen sie ein, ab wann der Schüler eine Fahrkarte benötigt. Standardmäßig wird das „gültig von“ auf den Monat der Erfassung eingestellt. Der 15. eines Monats wird berücksichtigt. Ausnahme: Sie erfassen noch vor Schuljahresbeginn. Dann wird das „Gültig von“ aus den Parametern verwendet.
gültig bis: Tragen sie ein, bis wann der Schüler eine Fahrkarte benötigt. Standardmäßig wird das „gültig bis“ aus den Parametern vorgeblendet.
Monate: Ist bekannt, dass der Schüler im Jahr (z.B. wg. längerer Krankheit) keine Karte benötigt, klicken Sie auf den Monat. Der Monat darf nicht angehakt sein. Die Monate müssen innerhalb des gültig von-bis-Intervalls liegen (Prüfung).
Winterkarte: Haken Sie an, wenn der Schüler nur über Winter fahren darf. Beachten Sie die max. Anzahl an Monaten.
Abmelden ab: Geben Sie das Datum ein (Format JJJJMM), ab dem der Schüler von der Schule abgemeldet wird/wurde. Das Abmeldedatum ist absteigend (höchstes Datum oben) sortiert.
Löschen: Haken sie an, dass der Schüler gelöscht werden kann. Hinweis: Der Löschhaken bleibt auch nach einer weiteren Einlesung eines aktiven Schülers bestehen.
Info: Geben Sie Informationen zu diesem Schüler ein.
Schaltfläche „endgültig“ Löschen:
Hinweis zum endgültigen Löschen:
Hinweise:
Feld Schülersuche (Schüler-Nr.):
Nachnamen, Vornamen: Geben Sie einen Namen oder einen Teil davon ein. Ist die Suche eindeutig, wird der Schüler geladen. Wenn nicht, wird eine Auswahlliste eingeblendet, aus der Sie den Schüler auswählen können.
Feld Straße:
Hinweis: Die Auswahl hier ist abhängig davon, ob im Feld Postleitzahl eine PLZ steht oder nicht. Gibt es keine Plz, werden alle Straßen angezeigt.
Feld Schule:
Feld Einstieg:
Feld Ausstieg:
Hier sehen Sie alle eingegebenen Schüler in einer Übersicht. Es werden die wichtigsten Spalten angezeigt (Schüler-Nr., Name, Adressdaten, Schule, Schuljahr, Löschkennzeichen, Einstiegs- und Ausstiegshaltestelle, Kartentyp, Info usw.).
Klicken sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die passende Aktion aus, um Ihre Daten zu suchen, zu filtern usw.
Die Anfangssortierung der Übersicht geht über Nachname, Vorname.
Haben Sie einen Schüler ausgewählt und möchten ihn in der Einzelerfassung bearbeiten, klicken Sie doppelt auf ein beliebiges Feld in der Zeile.
Seit Version 1.4.2 gibt es eine neue Erfassungsmaske „Versetzung von nach eintragen“. Dieses Programm ermöglicht alle Konstellationen von Klassenbezeichnungen mit deren Versetzung zu erfassen.
Somit konnte das Versetzung-Problem, insbesondere bei Berufskollegs und allen Gymnasien, gelöst werden.
Funktionsweise:
Beim Öffnen des Programms werden alle noch nicht erfassten Klassenkonstellationen pro Schule zusammengesucht und zur Bearbeitung geöffnet.
Folgt die Schule dem Klassenschema 1 oder 1a, werden automatisch die Klassen um 1 hochgezählt und im Feld „nach Klasse“ gespeichert (siehe Bild bei Klasse 1-4).
Folgt die Schule „exotischen“ Klassen wie z.B. HNU, HNM, HNM, werden die Klassen nur ins Feld „von Klasse“ geschrieben. Sie müssen nur noch im Feld „nach Klasse“ die Versetzung eintragen. Teilweise geschehen siehe Bild.
Beachten Sie hierbei die Sortierung. Sie ist nach Schule und „von Klasse“ (hier weitestgehend nach Zahlen und dann nach Buchstaben) sortiert.
Besonderheit „Sitzenbleiber“:
Da die Versetzung ein Ende haben muss, geben Sie bitte bei den höchsten Klassen der Schule die gleiche Klassenbezeichnung in das Feld „nach Klasse“ ein. Beispiel Klasse 4a muss im Feld „nach Klasse“ 4a enthalten (bitte dort dann 5a korrigieren!). HNO muss dort HNO beinhalten.
Fehlende Klassen:
Gerade z.B. bei kleinen Grundschulen kann es sein, dass einmal für einen Jahrgang kein Schüler fährt. Diese Konstellation für dazu, dass Einträge für die „Lückenlosigkeit“ fehlen. Tragen Sie die fehlenden Klassen einfach ganz unten in der leeren Zeile ein. Sollte es die höchste Klasse sein, grenzen Sie diese wie unter Besonderheit „Sitzenbleiber“ beschrieben ab.
Hinweis:
Ein angenehmer Nebeneffekt ist, dass Sie sehr leicht falsch geschriebene Klassenbezeichnungen finden. Exemplarisch zu sehen im Bild Klasse 4x nach 5x.
Kommt Ihnen eine Klassenbezeichnung merkwürdig vor, klicken Sie doppelt auf „von Klasse“ (Hinweis in der Statusleiste). Es werden alle Schüler angezeigt, die diese Klassenbezeichnung besitzen.
Ist die Klasse falsch geschrieben, klicken Sie in der Übersicht die Schüler doppelt an und korrigieren die Klassenbezeichnung. Nach der Korrektur löschen Sie die falsche Versetzung einfach.
Mit diesem Formular können Sie Schüler schnell als gelöscht kennzeichnen oder das Kennzeichen wieder entfernen. Filtern Sie z.B. nach Klasse, um alle Abgänger schnell mit einem Löschkennzeichen zu versehen.
Standardmäßig sind die Schüler nach Nachname und dann nach Vorname sortiert.
Einmal im Jahr muss ein Schuljahreswechsel durchgeführt werden. Wann dies ist, gibt Ihnen Ihr Serviceunternehmen vor (i.d.R. letzte Woche vor den Ferien). Wann dies sein wird, erfahren Sie in den Parametern -> Im Feld "Termin Schuljahreswechsel".
Sie werden mit einem Assistenten Schritt für Schritt durch den Schuljahreswechsel geführt. Sie werden mit ein paar Fragen konfrontiert, die erledigt sein müssen, bevor Sie einen Schuljahreswechsel durchführen können. Lesen Sie bitte die Schritte genau durch, bevor Sie den Schuljahreswechsel endgültig ausführen!
Nachfolgend werden die einzelnen Schritte erläutert. Beachten Sie bitte unten die Hinweise zu Besonderheiten des Schuljahreswechsels
Wurden alle Schüler als gelöscht markiert und wurden diese Daten bereits übermittelt?
Ist dies noch nicht geschehen, brechen Sie den Vorgang ab.
Es werden dann die entsprechenden Programme geöffnet, sodass Sie diese Tätigkeiten sofort ausführen können.
Wurden alle neuen Schüler für das neue Schuljahr breits eingelesen und bearbeitet (Einstieg kontrolliert/bearbeitet)?
Haben Sie in Ihrem Bereich auch Schüler mit Monatskarten?
Haben die Karten einen anderen Gültigkeitsbereich als die Wegekarten?
Tragen Sie dann den abweichenden Bereich bitte ein.
Ansonsten klicken Sie einfach auf [Weiter].
Sollen die Klassen um 1 Jahr hochgesetzt werden? Setzen Sie den Haken, werden 2 Prüfungen durchgeführt:
Hinweis: Es werden immer! nur die derzeit aktiven Schüler hoch gesetzt. Folgeschuljahresschüler behalten ihre Klasse!
Es werden Ihnen alle Schritte noch einmal angezeigt, die Sie angegeben haben.
Klicken Sie auf [Start] um den Schuljahreswechsel endgültig durch zu führen.
Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Schuljahreswechsel vollzogen!
Sie haben den Schuljahreswechsel vollendet. Die Anwendung wird geschlossen. Nach dem Neustart befinden Sie sich im neuen Schuljahr!
Beachten Sie bitte, dass Ihr Schulverwaltungssystem allermeistens noch im alten Schuljahr ist! Neuaufnahmen würden dann ein zu hohes Schuljahr eingetragen bekommen!
Hinweis: Bitte exportieren Sie Ihre Änderungen erst nachdem Ihr Verkehrsserviceunternehmen ebenfalls den Schuljahreswechsel vorgenommen hat. Bitte informieren Sie sich diesbezüglich bei Ihrem Verkehrsserviceuntenehmen.
Bestandsschüler:
Folgeschuljahresschüler:
Weitere Hinweise zu Zusammenhängen beim Schuljahreswechsel finden Sie hier.
Dieser Punkt steht ab Version 1.4.19 nicht mehr zur Verfügung.
Anmeldung: Drucken Sie einen Bestellbeleg für Schülerticktes für Schüler aus. Geben Sie das Anmeldeintervall ein. Es werden alle Schüler erfasst, die im Zeitraum angelegt wurden.
Hinweis: Nach jedem Schulwechsel wird auf einer neuen Seite begonnen.
Technischer Hinweis: Alle Schüler, die ein Erstanlagedatum im Intervall besitzen und noch kein Erstanmeldedatum haben (wird erst beim Druck gesetzt), werden ausgegeben.
Abmeldung: Drucken Sie eine Abmeldung für die Schüler, die sie im Schülerstamm mit einem Abmeldedatum versehen haben. Es werden alle Schüler ausgegeben, die ein Abmeldedatum im Zeitraum enthalten.
Hinweis: Nach jedem Schulwechsel wird auf einer neuen Seite begonnen.
Technischer Hinweis: Alle Schüler, die ein Erstanmeldedatum haben, noch kein Abmeldedruckdatum (wird erst bei Druck gesetzt) und ein Abmeldedatum im Intervall besitzen werden hier ausgegeben.
Filtern Sie zunächst wie gewohnt Ihre Schülerdaten über die rechte Maustaste.
Feld: Wählen Sie anschließend das Feld dessen Wert Sie ändern möchten aus.
Neuer Wert: Tragen Sie diesen Wert ein oder wählen ihn aus der Drop-Down-Liste aus.
[Ausführen]: Klicken Sie anschließend auf Ausführen.
[Änderungen zurücknehmen]: Klicken Sie darauf, um alle bisher durchgeführten Änderungen rückgängig zu machen. Falls Sie sich also einmal vertan haben, können Sie es hiermit ungeschehen machen. Siehe Hinweise!
Hinweise:
Beim Schließen des Formulars müssen Sie sich entscheiden, ob Sie die Änderungen endgültig festschreiben möchten.
Bei Nein bleibt das Formular offen und Sie müssen die Änderungen zurücknehmen. Bei Ja wird endgültig geschrieben.
Massenänderungen können u.U. sehr lange dauern. Der Grund ist, dass gerade bei Gültigkeitszeitraum-Änderungen auch die Monatshäkchen intern und die Änderungen schrittweise pro Schüler aufgezeichnet werden. Hinzukommt die evtl. eingestellte automatische Protokollierung der Schülerdaten bei Änderungen.
Den Verarbeitungsfortschritt sehen Sie am Balken unten in der Statusleiste.
Wenn Sie Massenänderungen vornehmen, darf niemand Anderes Änderungen am Schülerstamm vornehmen!
<fc #ff0000>Bitte gehen Sie ganz besonders vorsichtig zu Werke!!! Hier kann ganz schnell der Datenbestand in Schieflage geraten.</fc>
Wählen Sie zunächst den Tag und die Schule aus, für die Sie Änderungen sehen möchten.
Anschließend werden Ihnen die Schüler angezeigt, die geändert, gelöscht wurden (kommt nur vor, wenn KDV löscht :-) ) oder als Neuanlagen ins System kamen.
Zur Orientierung, was geändert wurde, beachten Sie das Feld Oberbegriff.
Klicken Sie links auf das kleine Pluszeichen, werden Ihnen detailliert die Felder gezeigt, die verändert wurden.
Klicken Sie links auf das kleine Minuszeichen (sofern sichtbar), wenn Sie die Einzelheiten nicht mehr sehen möchten.