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Import / Export

Import externe Schülerdaten


Importieren Sie Schülerdaten aus einer Text- oder CSV-Datei. Stellen Sie in den Parametern ein, wo die Einlesedatei zu finden ist.
Enthält die Einlesedatei in der ersten Zeile Spaltenüberschriften, haken Sie bitte „Datei enthält Überschriften“ an.
Der Pfad mit dem Dateinamen wird unten angezeigt und dient zur Orientierung wo die Datei (und wie sie heißen muss) vom Programm erwartet wird.
Sollten mehr als als die, im Importparameter eingestellten, Anzahlen Schüler mehr in der Importdatei stehen als im aktiven Bestand vorhanden sind, erfolgt eine Sicherheitsabfrage, bevor der Import durchgeführt wird.

Verwalten Sie mehr als einen Kartentyp, stellen Sie hier ein, mit welchem Kartentyp (Wegekarte, Monatskarte,…) der Import neue Schüler importieren soll. Standard ist der in den Parametern eingestellte Standardkartentyp.

Folgende Felder werden benötigt:

FeldnameTypLängeBeschreibung
Eindeutiger Schlüsselwert(GUID)Text100Eindeutige Nummer aus externer Anwendung (bei SCHILD ist es ein GUID)
NachnameText50
VornameText50
PostleitzahlText10
OrtText50
OrtsteilText100
StraßeText50Straße + Hausnummer
Schul-Nr.Text50
KlasseText10
Status des SchülersZahl 0= Neuaufnahme (führt dazu, dass der Folgeschuljahreszeitraum eingetragen wird - aufpassen zum Ende des Schuljahres!!!)
2 = aktiv
8 = Abi beendet
9 = Abgemeldet
EntlassungsdatumDatum (nur bei Status 9)
GeburtsdatumDatum Ab Version 1.7.3: Das Geburtsdatum (Pflichtfeld) ist mit dem kommenden Deutschlandticket Schüler ein sehr wichtiger Bestandteil des Tickets.

Formate

Grundsätzlich ist das ANSI- und das Unicode-Format (UTF-8) zulässig.

Text-Datei wie bisher

eindeutige Nummer (GUID)|Nachname|Vorname|Postleitzahl|Ortsname|Ortsteil|Straße|Schul-Nummer|Klasse|Status|Entlassdatum
{B118DDEE-07C6-47D6-AD0E-DB12827727F4}|Mustermann|Hans|34414|Musterstadt|Ortsteil|Musterstr. 29|4711|1A|9|31.07.2011
eindeutige Nummer (GUID);Nachname;Vorname;Postleitzahl;Ortsname;Ortsteil;Straße;Schul-Nummer;Klasse;Status;Entlassdatum
{B118DDEE-07C6-47D6-AD0E-DB12827727F4};Mustermann;Hans;34414;Musterstadt;Ortsteil;Musterstr. 29;4711;1A;9;31.07.2011
"eindeutige Nummer (GUID)";"Nachname";"Vorname";"Postleitzahl";"Ortsname";"Ortsteil";"Straße";"Schul-Nummer";"Klasse";"Status";"Entlassdatum"
"{B118DDEE-07C6-47D6-AD0E-DB12827727F4}";"Mustermann";"Hans";"34414";"Musterstadt";"Ortsteil";"Musterstr. 29";4711;"1A";9;31.07.2011

Die Datei darf im sog. ANSI-Format oder auch im Unicode-Format (UTF-8 codiert) vorliegen. Andere Unicode-Formate führen zu Einlesefehlern.

Hinweise:


Es findet zuerst eine Vorprüfung auf die Schul-Nr. statt. Ist in der Datei eine andere Schulnummer enthalten, wird der Import mit einer Meldung abgebrochen. Dies ist vornehmlich eine Sicherheitsbedingung für Schulen mit Teilstandorten.
Es findet eine Prüfung auf die ersten 3 Buchstaben der Straße statt. Unterscheiden sie sich wird angenommen, dass der Schüler umgezogen ist. Zusätzlich prüft easyTicket, ob neue Schüler hinzugekommen sind.
Am Ende des Imports wird die Schülerübersicht geöffnet mit den Schülern die umgezogen bzw. neu sind.
Bei diesen Schülern kontrollieren Sie bitte die Einstiegshaltestelle und ändern sie wenn nötig.


Werden Fehler festgestellt, wird dies in einem Protokoll in Seitenansicht ausgegeben.
Korrigieren Sie die Fehler im externen Programm und lesen Sie die Schülerdaten erneut ein.


Ist im Parameter System der Eintrag Anwendungstyp auf „Schulträger“ bzw. „Schulträger (Selbsteingabe)“ gestellt, wird nur der Import-Knopf im Formular dargestellt. Es wird hierbei immer ein Import aus dem FTP-Verzeichnis Ihres Verkehrsserviceunternehmens verarbeitet.

Für den Anwendungstyp Anwendungstyp „Schulträger (Schüler-Online)“ existiert eine spezielle Datei, die aus dem Webbrowser kopiert und in eine Datei gebracht wird. Weitere Hinweise finden Sie hier


Schülerexport


Mit dem Schülerexport können die Schüler exportiert und weitergegeben werden. Die Daten werden in eine Access 2003 Datenbank ausgegeben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schülerdaten ausgeben“, um den Export anzustoßen.
Der Pfad mit dem Dateinamen wird unten angezeigt und dient zur Orientierung wo die Datei vom Programm ausgegeben wird.
Klicken Sie auf [Protokoll], wird Ihnen ein Exportprotokoll angezeigt (s.u.)

Sind noch Schüler mit ungültiger Haltestelle im Bestand, wird der Export abgebrochen und die Schülerübersicht wird mit den ungültigen Schülern aufgerufen. Sie können nun die Schüler nacharbeiten. Danach können Sie erneut exportieren.

In den Parametern legen Sie den Speicherort für die Schülerexportdaten fest.

Ist im Parameter Anwendungstyp im Bereich System der Eintrag „Schulträger“ bzw. „Schulträger (Selbsteingabe)“ hinterlegt, wird Ihnen nachfolgendes Bild angezeigt. Sie haben als Schulträger die Möglichkeit die Daten schulweise an Ihr Verkehrsserviceunternehmen zu versenden.

Möchten Sie alle Schulen exportieren, haken Sie unten „Alle Schulen exportieren“ an. Alle Schulen werden markiert. Entfernen Sie den Haken wieder, werden alle Schulen auf nicht markiert gesetzt.

Technischer Hinweis:
Exportbesonderheiten: Wenn die Schüler exportiert werden, wird für Schüler mit Löschdatum das Exportsperrkennzeichen gesetzt. Dies bewirkt, dass gelöschte Schüler nur ein Mal übertragen werden. Das Löschdatum wird gesetzt, wenn der Schüler im Schülerstamm mit der Löschen-Schaltfläche gelöscht wird. Vorher muss aber der Haken im Feld „Löschen“ gesetzt sein.

Exportprotokoll: Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche „Protokoll“ erscheint diese Exportübersicht.

Sortiert wird nur nach Exportdatum absteigend, sodass Sie chronologisch sehen können, wann Sie welche Schule zuletzt exportiert haben. Sie können hier wie gewohnt sortieren, filtern usw.