====== Schüler ====== ===== Schülerstamm ===== **Erfassen Sie hier die Hauptdaten für den Schüler.** \\ {{.:schuelerstamm1.png}}\\ \\ Geben Sie im Feld "Schüler" eine Schülernummer ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Autonummer". Sie werden darauf hin gefragt, ob Sie den Schüler mit der Nummer anlegen möchten.\\ Ist die Schülernummer bekannt, wird der Schüler zur Bearbeitung geladen.\\ \\ Folgeschuljahr: Nur bei Selbsterfassern ("Schule (Selbsteingabe)" oder "Schulträger (Selbsteingabe)"): Setzen Sie diesen Haken, werden alle jetzt neu zu erfassenden Schüler mit dem Folgeschuljahreszeitraum versehen.\\ Ist in den [[.:einstellungen#reiter_system|Parametern]] "Schule" oder "Schulträger" eingestellt, wird dieses Feld **nicht** angezeigt.\\ \\ [[.:einstellungen:speziell|Genehmigt]]: Nur bei [[.:einstellungen#reiter_system|Parameter]] "Schulträger (SchülerOnline)" sichtbar. Ist dieser Haken gesetzt, wird ein importierter Schüler für einen Export an das Verkehrsserviceunternehmen freigegeben.\\ \\ Anrede: Wählen Sie eine Anrede (Herr / Frau / Firma / Kind / Divers) aus. \\ \\ eTicket: Haken Sie an, ob der Schüler bereits ein eTicket (Chipkarte) besitzt. \\ \\ Geben Sie Namen und Vornamen ein.\\ \\ geboren am: Geburtsdatum. Es erfolgt eine Prüfung auf das Alter. Beim Alter < 4 bzw. > 40 Jahren werden Sie gefragt, ob das Geburtsdatum richtig ist. Bei Nein wird das Feld nicht geschrieben. \\ \\ bei: hat ein Schüler einen anderen Namen als der Briefkasteninhaber, kann hier der Name des Briefkasteninhabers eingetragen werden. \\ Gemeint ist hiermit "wohnhaft bei", auch "c/o" genannt. \\ Dies kann vorkommen, wenn Schüler völlig anders heißen als die Erziehungsberechtigten oder bei in Kinderheimen wohnenden Schülern. \\ Dieses Feld ist insbesondere für den Postversand von Tickets vom Verkehrsserviceunternehmen direkt an Schüler nötig. Alle anderen easyTicket-Benutzer können dieses Feld ignorieren, wenn die Tickets über die Schule ausgegeben werden.\\ \\ Postleitzahl: Tragen Sie eine Postleitzahl ein, wird der Ort - sofern im [[.:programme#postleitzahlen|Postleitzahlenstamm]] gepflegt - automatisch übernommen.\\ \\ Ort: Geben Sie hier den Ortsnamen ein.\\ \\ Ortsteil: Geben Sie hier den Ortsteil ein.\\ \\ Straße: Ist die Straße bekannt, wird die Einstiegshaltestelle vorgegeben. Ansonsten wird eine Meldung ausgegeben, dass die Straße unbekannt ist.\\ Gibt es eine Straße mehrfach (oder ähnlicher Name), wird, in Abhängigkeit zu Postleitzahl und Ort, eine Auswahl angezeigt, aus der Sie die gewünschte Straße auswählen können. Siehe dazu auch [[#suchen_im_schuelerstamm|Suchen im Schülerstamm]].\\ Wird die Straße geändert, bekommen Sie eine Hinweismeldung auf Überprüfung der Einstiegshaltestelle. Bitte prüfen Sie die Einstiegshaltestelle und ändern sie sie, wenn der Einstieg in Ihren Unterlagen ein anderer ist!\\ \\ Schule: Wählen Sie die Schule aus. Bei Haken „nur Hst. der Schule anzeigen“, wird nur die Ausstiegs-Hst. der Schule bei Ausstieg angezeigt bzw. kann ausgewählt werden. Die Ausstiegshaltestelle wird vorbelegt.\\ \\ Klasse: Tragen Sie die Klassenbezeichnung ein. Stimmt sie nicht mit der [[.:schueler#versetzung|Versetzung]] überein, wird ein Hinweis ausgegeben.\\ \\ Abweichende Klasse zum Schuljahresende: Der Schuljahreswechsel berücksichtigt dieses Feld und trägt die Klasse um, statt sie hoch zu setzen.\\ Geht z.B. ein Schüler in einer Gesamtschule vom Realschul- zum Gymnasialzweig weiter, können Sie in das Feld „EF“ für das folgende Jahr eintragen.\\ Gleiches gilt auch für Schüler bei denen sicher ist, dass sie den Klassenzug wechseln. z.B. 9a auf 10c\\ oder für Schüler, die das Jahr wiederholen müssen. Hier geben Sie die Klasse ein, in die er dann gehen wird.\\ Bitte beachten Sie, dass das Feld nur sinnvoll ist, wenn Sie die Schüler auch versetzen. Nach der Umsetzung wird es geleert.\\ \\ Kartentyp: Standardmäßig vorbesetzt in den Parametern. Wählen Sie einen Kartentyp aus (SchulwegTicket, MonatsTicket…) aus. Sind es Tickets mit Zuzahlungen, erfolgen spätestens bei Speichern des Datensatzes Prüfungen auf SEPA-Daten und ggf. Geschwister.\\ \\ Abweichender Kartentyp: Sollte es vorkommen, dass ein Schüler nach dem Schuljahreswechsel ein anderes Ticket bekommen muss, können Sie hier einen Kartentyp auswählen. Beim Schuljahreswechsel wird der Kartentyp ersetzt. **Achtung! Dieses Feld wird nicht geprüft! Bei Kartentypen mit Zuzahlung wird nicht geprüft, ob SEPA-Daten hinterlegt wurden.** Beispiel: Schulwegticket → Schülercard mit Zuzahlung. Sie können dafür __keine__ Sepa-Daten hinterlegen! Wenn dies gewünscht wird, melden Sie sich bitte bei uns. Für alle anderen Kartentypen ist dies aber problemlos möglich.\\ \\ Schuljahr: **Nur sichtbar für Schulträger!** \\ Dieses Feld wird von einem Schulträger benutzt, um zu kennzeichnen, wann der Schüler das erste Mal erfasst wurde. Wählen Sie hierfür das [[.:programme#schuljahr|Schuljahr]] aus.\\ \\ Wegstrecke: Die Wegstrecke in km des Schülers insgesamt. Dieses Feld ist nur noch sichtbar wenn easyTicket im Modus "Schulträger (Schüler-Online)" läuft.\\ \\ Schaltfläche [Route]: Lassen Sie sich die Fuß-Wegstrecke des Schülers in einerm Internet-Browser anzeigen. Die Route wird nur angezeigt, wenn im [[#schulen|Schulstamm]] eine Adresse hinterlegt ist. Sonst wird nur die Adresse des Schülers angezeigt.\\ \\ Schaltfläche [Fahrplanauskunft]: Lassen Sie sich den Fahrplan zu einem Zeitpunkt vom Schüler zur Schule anzeigen. Klicken Sie darauf, wird die [[.:programme#test_adressen-wegstrecke_fahrplanauskunft|Test-Wegstrecke / Fahrplanauskunft]] geöffnet und alle Felder werden vorbelegt. Drücken Sie [Enter], um sich die Fahrplanauskunft anzeigen zu lassen. Vor 11:00 Uhr wird zur Ankunft an der Schule berechnet, nach 11:00 zur Abfahrt von der Schule. Sie können jedoch zunächst alle Parameter ändern und dann die Fahrplanauskunft starten.\\ \\ Erstanlage: Das Datum wird vorgeblendet, kann jedoch geändert werden.\\ \\ Einstieg: Wählen Sie die Einstiegshaltestelle aus. Sie ist evtl. vorbelegt, wenn die Straße bekannt ist. Beachten Sie hierzu auch die Hinweise im [[.:programme#haltestellen|Haltestellenstamm]].\\ \\ Ausstieg: Wählen Sie eine Ausstiegshaltestelle aus. Ist die Schule bekannt und die Einsteig-Ausstiegskonstellation ist vorhanden, wird der Wert vorbelegt. Beachten Sie hierzu auch die Hinweise im [[.:programme#haltestellen|Haltestellenstamm]].\\ \\ nur Hst. des Ortes anzeigen: Normalerweise werden für den Einstieg nur die Haltestellen des Ortes angezeigt. Nehmen Sie den Haken raus, können Sie auf den gesamten Haltestellenstamm zugreifen. Dies ist z.B. bei Schülern der Fall, die in einem Ort wohnen, aber z.B. "über den Berg laufen",um "dahinter" einzusteigen. Der Haken wird pro Schüler gespeichert.\\ \\ nur Hst. der Schule anzeigen: Hier weniger relevant, aber auch hier können Sie eine andere Haltestelle aus dem Haltestellenstamm wählen, wenn Sie den Haken entfernen. Der Haken wird pro Schüler gespeichert.\\ \\ gültig von: Tragen sie ein, ab wann der Schüler eine Fahrkarte benötigt. Standardmäßig wird das "gültig von" auf den Monat der Erfassung eingestellt. Der 15. eines Monats wird berücksichtigt. Ausnahme: Sie erfassen noch vor Schuljahresbeginn. Dann wird das "Gültig von" aus den Parametern verwendet.\\ \\ gültig bis: Tragen sie ein, bis wann der Schüler eine Fahrkarte benötigt. Standardmäßig wird das "gültig bis" aus den Parametern vorgeblendet.\\ \\ Monate: Ist bekannt, dass der Schüler im Jahr (z.B. wg. längerer Krankheit) keine Karte benötigt, klicken Sie auf den Monat. Der Monat darf nicht angehakt sein. Die Monate müssen innerhalb des gültig von-bis-Intervalls liegen (Prüfung).\\ \\ Winterkarte: Haken Sie an, wenn der Schüler nur über Winter fahren darf. Beachten Sie die max. Anzahl an Monaten.\\ \\ Löschen: Haken sie an, dass der Schüler gelöscht werden kann. Hinweis: Der Löschhaken bleibt auch nach einer weiteren Einlesung eines aktiven Schülers bestehen.\\ \\ Info: Geben Sie Informationen zu diesem Schüler ein.\\ \\ Schaltfläche "endgültig" Löschen: * Klicken sie darauf, wenn Sie den Schüler löschen möchten. Bestätigen Sie nochmals, dass der Schüler gelöscht werden soll. Um einen Schüler löschen zu können, muss er vorher mit dem Löschen-Kennzeichen versehen worden sein (s.o.) ! Hinweis zum endgültigen Löschen: * Der Schüler wird im Moment nur mit einem Löschdatum versehen und kann beim nächsten Aufruf nicht mehr geladen werden. Erst bei Schuljahreswechsel wird der Schüler automatisch gelöscht. * Er erscheint nicht mehr auf der [[.:programme#schuelerloeschliste|Löschliste]]. * Der Schüler wird letztmalig exportiert und beim Serviceunternehmen als zu löschender Schüler gekennzeichnet. * Wird der Schüler im externen Schülerverwaltungssystem wieder aktiviert, wird er auch in dieser Anwendung vollständig reaktiviert. \\ Reiter "Historie (2)" \\ Zu jedem Schüler sehen Sie Änderungen, die jemals an diesem Schüler vorgenommen wurden. Beispiele siehe Bild: \\ {{.:schuelerstamm2.png}} \\ Verwenden Sie die rechte Maustaste für weitere Aktionen wie Sortieren, Filtern usw. \\ \\ Reiter "SEPA (3)" \\ Verwenden Sie Zuzahlungen für Ihren Kartentyp, sollten Sie die SEPA-Bankverbindung angeben. Um dies verwenden zu können, stellen Sie bitte den [[.:einstellungen#reiter_allgemein|Parameter]] ein. \\ {{.:schuelerstamm3.png}} \\ BIC (Bank Identifier Code): Wohnt der Zuzahler im Ausland, müssen Sie ihn eingeben. Bei Inlandszahlungsverkehr ist dies nicht notwendig. \\ \\ IBAN (International Bank Account Number): Pflicht für den Zahlungsverkehr. \\ \\ Rechnung: Es kann sein, dass bei Ticketarten mit Zuzahlungen, das SEPA-Mandant seitens des Zahlers für Abbuchungen verweigert wird. Hierfür können Sie die Option "Rechnung" wählen. Die IBAN und ggf. BIC werden nach Abfrage bzw. beim Speichern gelöscht. Bitte beachten Sie, dass auch für eine Rechnungsstellung die Adressdaten ausgefüllt sein müssen. \\ \\ Anrede: Wählen Sie eine Anrede aus. \\ \\ Schaltfläche {{.:schaltflaechesepauebernahme.png}} Adresse übernehmen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, können Sie die Adressfelder vom Schüler übernehmen. Nach der Frage, ob der Nachname mit übernommen werden soll, wird der Nachname auch mit übernommen. \\ \\ Adressfelder: Geben Sie eine Adresse ein. \\ \\ Schaltfläche {{.:schaltflaechesepadatenloeschen.png}} Sepa-Daten löschen: Klicken Sie hier, wenn die Daten gelöscht werden sollen. z.B. wenn ein Kartentyp ohne Zuzahlung ausgewählt wurde. \\ \\ Schaltfläche "Bewilligungsschreiben": Wurde ein Anschreiben hinterlegt, können Sie mit dieser Schaltfläche ein Bewilligungsschreiben ausgeben lassen. Dieses können Sie dann dem Schüler / Erziehungsberechtigten des Schülers zukommen lassen. \\ \\ Reiter "Geschwister (4) \\ Um evtl. gestaffelte Zuzahlungen besser erkennen zu können, ist es möglich, einem Schüler Geschwister zuzuordnen. Um dies verwenden zu können, stellen Sie bitte den [[.:einstellungen#reiter_allgemein|Parameter]] ein. \\ {{.:schuelerstamm4.png}} \\ Auswahlfeld "neues Geschwister zuordnen": Es werden mögliche Geschwister angezeigt, die im selben Ort und in der selben Straße wohnen. Wählen Sie davon einen Schüler aus, wird er als Geschwister mit dem aktuellen Schüler verknüpft. Er wird nach der Auswahl im Unterformular angezeigt. \\ Wenn Sie sich geirrt haben, klicken Sie im Unterformular den Datensatzmarkierer des Schüler an und drücke die ENTF Taste (entfernen). Nach der Sicherheitsabfrage wird der verknüpfte Schüler gelöscht. Es wird nur die Verknüpfung gelöscht, nicht der Schüler selber! \\ Da dies sehr eng mit der Zuzahlung zusammenhängt, wird auch ein evtl. Zuzahlungsbetrag angezeigt. \\ Klicken Sie auf die Schülernummer im Unterformular, wird der als Geschwister verknüpfte Schüler geladen. Bei ihm wird der andere Schüler als Geschwister im Unterformular angezeigt. \\ \\ **Hinweise:** * Wurde ein Schüler für das Folgeschuljahr (Neuanmeldung) eingetragen, wird bei der Anzeige "Folgeschuljahr" oben rechts angezeigt. * Die in den Bildern dargestellten Werte sind frei erfunden! * Ist im [[.:programme#reiter_system|Parameter Anwendungstyp im Bereich System]] "Schulträger" eingestellt, dürfen Sie keine Änderungen an Schülern durchführen. Sollten Schüler keine Fahrkarten bekommen dürfen, müssen Sie die entsprechende Schule kontaktieren und die Änderung dort veranlassen. Nach einem erneuten Import werden Ihnen dann die korrigierten Daten zur Verfügung stehen. * Ändern Sie im Laufe des Schuljahres den Gültigkeitszeitraum, werden nach Ihrer Einwilligung die Haken neu gesetzt. Beachten Sie, dass Häkchen-"Lücken" (z.B. Praktika im Ausland) überschrieben werden. Setzen Sie diese Lücken anschließend erneut. Wird das Gültig bis verkleinert (Die Karte gilt also nicht mehr bis Schuljahresende), setzt sich der Löschhaken automatisch. Soll der Schüler doch nächstes Jahr eine Karte bekommen, nehmen Sie den Löschhaken einfach wieder raus. * Beachten Sie bitte auch die Zuordnung der Ausstiegshaltestelle einer Schule in Bezug auf die Einstiegshaltestelle, beschrieben im [[.:programme#haltestellen|Haltestellenstamm]]. ==== Suchen im Schülerstamm ==== __Feld **Schülersuche** (Schüler-Nr.):__ \\ Nachnamen, Vornamen: Geben Sie einen Namen oder einen Teil davon ein. Ist die Suche eindeutig, wird der Schüler geladen. Wenn nicht, wird eine Auswahlliste eingeblendet, aus der Sie den Schüler auswählen können.\\ \\ __Feld **Straße**:__ - * (= Stern) eingeben und Entertaste drücken: Es wird eine Auswahl an Straßen angezeigt. Wählen Sie eine davon aus. Drücken Sie anschließend Enter um den Wert in das Feld zu übernehmen. - Geben Sie den Anfang oder einen Teil eines Straßenamens ein: Ist der Wert eindeutig, wird die Straße eingetragen. Ansonsten werden die Straßen, die den Wert enthalten, zur Auswahl angezeigt. Falls eine Straße eine "falsch" ist oder immer wieder eine falsche Straße angezeigt wird, öffnen Sie das Straßenverzeichnis und tragen die fehlende Straße nach. Nach der nächsten Eingabe im Straßenfeld steht sie zur Verfügung. Beispiel "Marktstraße" und es wird Ihnen immer "Neue Marktstraße" gegeben, tragen Sie im Straßenverzeichnis "Marktstraße" nach. Fortan können Sie nach Eingabe "Markt" auswählen. \\ Hinweis: Die Auswahl hier ist abhängig davon, ob im Feld Postleitzahl eine PLZ steht oder nicht. Gibt es keine Plz, werden alle Straßen angezeigt. \\ \\ __Feld **Schule**:__ - * (= Stern) eingeben und Entertaste drücken: Es wird eine Auswahl an Schulen angezeigt. Wählen Sie eine davon aus. Drücken Sie anschließend Enter um den Wert in das Feld zu übernehmen. - Geben Sie den Anfang oder einen Teil eines Schulnamens ein: Ist der Wert eindeutig, wird die Schule eingetragen. Ansonsten wird eine Auswahl an Schulen, die den Wert enthalten, zur Auswahl angezeigt. \\ __Feld **Einstieg**:__ - * (= Stern) eingeben und Entertaste drücken: Es wird eine Auswahl an Haltestellen angezeigt. Wählen Sie eine davon aus. Drücken Sie anschließend Enter um den Wert in das Feld zu übernehmen. - Geben Sie den Anfang oder einen Teil eines Haltestellennamens ein: Ist der Wert eindeutig, wird die Haltestelle eingetragen. Ansonsten wird eine Auswahl an Haltestellen, die den Wert enthalten, zur Auswahl angezeigt. - Drücken Sie die Tastenkombination STRG+F um das [[.:programme#haltestellenverzeichnis|Haltestellenverzeichnis]] aufzurufen. Sie können anschließend über die Zwischenablage die Bezeichnung der Haltestelle übernehmen. \\ __Feld **Ausstieg**:__ - * (= Stern) eingeben und Entertaste drücken: Es wird eine Auswahl an Haltestellen angezeigt. Wählen Sie eine davon aus. Drücken Sie anschließend Enter um den Wert in das Feld zu übernehmen. - Geben Sie den Anfang oder einen Teil eines Haltestellennamens ein: Ist der Wert eindeutig, wird die Haltestelle eingetragen. Ansonsten wird eine Auswahl an Haltestellen, die den Wert enthalten, zur Auswahl angezeigt. ===== Schülerstamm Übersicht ===== {{.:schuelerstammuebersicht.png|}} \\ Hier sehen Sie alle eingegebenen Schüler in einer Übersicht. Es werden die wichtigsten Spalten angezeigt (Schüler-Nr., Name, Adressdaten, Schule, Schuljahr, Löschkennzeichen, Einstiegs- und Ausstiegshaltestelle, Kartentyp, Info usw.).\\ Klicken sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die passende Aktion aus, um Ihre Daten zu suchen, zu filtern usw.\\ Die Anfangssortierung der Übersicht geht über Nachname, Vorname.\\ Haben Sie einen Schüler ausgewählt und möchten ihn in der [[#Schülerstamm|Einzelerfassung]] bearbeiten, klicken Sie doppelt auf ein beliebiges Feld in der Zeile.\\ Neue Spalte "Geschwister". Sie zeigt an, ob ein Schüler Geschwister zugeordnet bekommen hat (X). ===== Versetzung ===== Seit Version 1.4.2 gibt es eine neue Erfassungsmaske "Versetzung von nach eintragen". Dieses Programm ermöglicht alle Konstellationen von Klassenbezeichnungen mit deren Versetzung zu erfassen.\\ Somit konnte das Versetzung-Problem, insbesondere bei Berufskollegs und allen Gymnasien, gelöst werden.\\ \\ {{:erp:schultraegerprogramm:user:versetzen.png|}} \\ \\ **Funktionsweise**:\\ Beim Öffnen des Programms werden alle noch nicht erfassten Klassenkonstellationen pro Schule zusammengesucht und zur Bearbeitung geöffnet. Es müssen immer beide Angaben gemacht werden. Eine Versetzung ohne Von-Klasse oder ohne Nach-Klasse ist ungültig.\\ Der Schuljahreswechsel prüft auf diese Konstellation.\\ \\ Folgt die Schule dem Klassenschema 1 oder 1a, werden automatisch die Klassen um 1 hochgezählt und im Feld "nach Klasse" gespeichert (siehe Bild bei Klasse 1-4).\\ Folgt die Schule "exotischen" Klassen wie z.B. HNU, HNM, HNO, werden die Klassen nur ins Feld "von Klasse" geschrieben. Sie müssen nur noch im Feld "nach Klasse" die Versetzung eintragen. Teilweise geschehen siehe Bild.\\ //Beachten Sie hierbei die Sortierung//. Sie ist nach Schule und "von Klasse" (hier weitestgehend nach Zahlen und dann nach Buchstaben) sortiert. \\ \\ **Besonderheit "Sitzenbleiber"**: \\ Da die Versetzung ein Ende haben muss, geben Sie bitte bei den höchsten Klassen der Schule die gleiche Klassenbezeichnung in das Feld "nach Klasse" ein. Beispiel Klasse 4a muss im Feld "nach Klasse" 4a enthalten (bitte dort dann 5a korrigieren!). HNO muss dort HNO beinhalten.\\ \\ **Fehlende Klassen**: \\ Gerade z.B. bei kleinen Grundschulen kann es sein, dass einmal für einen Jahrgang kein Schüler fährt. Diese Konstellation für dazu, dass Einträge für die "Lückenlosigkeit" fehlen. Tragen Sie die fehlenden Klassen einfach ganz unten in der leeren Zeile ein. Sollte es die höchste Klasse sein, grenzen Sie diese wie unter //Besonderheit "Sitzenbleiber"// beschrieben ab.\\ \\ **Hinweis**: \\ Ein angenehmer Nebeneffekt ist, dass Sie sehr leicht falsch geschriebene Klassenbezeichnungen finden. Exemplarisch zu sehen im Bild Klasse 4x nach 5x.\\ Kommt Ihnen eine Klassenbezeichnung merkwürdig vor, klicken Sie doppelt auf "von Klasse" (Hinweis in der Statusleiste). Es werden alle Schüler angezeigt, die diese Klassenbezeichnung besitzen. \\ Ist die Klasse falsch geschrieben, klicken Sie in der Übersicht die Schüler doppelt an und korrigieren die Klassenbezeichnung. Nach der Korrektur löschen Sie die falsche Versetzung einfach.\\ ===== Schülerlöschliste ===== {{.:loeschliste.png|}}\\ Mit diesem Formular können Sie [[.:schueler#schuelerstamm|Schüler]] schnell als gelöscht kennzeichnen oder das Kennzeichen wieder entfernen. Filtern Sie z.B. nach Klasse, um alle Abgänger schnell mit einem Löschkennzeichen zu versehen.\\ Standardmäßig sind die Schüler nach Nachname und dann nach Vorname sortiert. ===== Schuljahreswechsel ===== Einmal im Jahr muss ein Schuljahreswechsel durchgeführt werden. Wann dies ist, gibt Ihnen Ihr Serviceunternehmen vor (i.d.R. letzte Woche vor den Ferien). Wann dies sein wird, erfahren Sie in den [[.:einstellungen:#reiter_allgemein|Parametern -> Im Feld "Termin Schuljahreswechsel"]]. \\ \\ Sie werden mit einem Assistenten Schritt für Schritt durch den Schuljahreswechsel geführt. Sie werden mit ein paar Fragen konfrontiert, die erledigt sein müssen, bevor Sie einen Schuljahreswechsel durchführen können. Lesen Sie bitte die Schritte genau durch, bevor Sie den Schuljahreswechsel endgültig ausführen!\\ \\ Nachfolgend werden die einzelnen Schritte erläutert. **Beachten Sie bitte unten die Hinweise zu [[#was_geschieht_beim_schuljahreswechsel|Besonderheiten des Schuljahreswechsels]]**\\ ==== Der Willkommen-Bildschirm. ==== {{:erp:schultraegerprogramm:user:sjwechsel_schritt1.png|}}\\ Es werden Ihnen alle Schritte der Abarbeitung angezeigt, die Sie nachfolgend beantworten müssen.\\ \\ \\ ==== Löschungen ==== {{.:sjwechsel_schritt2.png|}}\\ Wurden alle Schüler als gelöscht markiert und wurden diese Daten bereits übermittelt?\\ Ist dies noch nicht geschehen, brechen Sie den Vorgang ab. \\ Es werden dann die entsprechenden Programme geöffnet, sodass Sie diese Tätigkeiten sofort ausführen können.\\ \\ ==== Schülerneuaufnahmen ==== {{.:sjwechsel_schritt3.png|}}\\ Wurden alle neuen Schüler für das neue Schuljahr breits eingelesen und bearbeitet (Einstieg kontrolliert/bearbeitet)? \\ \\ \\ ==== Abweichende Monatskarten ==== {{.:sjwechsel_schritt4.png|}}\\ Haben Sie in Ihrem Bereich auch Schüler mit Monatskarten? \\ Haben die Karten einen anderen Gültigkeitsbereich als die Wegekarten? \\ Tragen Sie dann den abweichenden Bereich bitte ein. \\ \\ Ansonsten klicken Sie einfach auf [Weiter].\\ \\ ==== Klasse hochsetzen ==== {{.:sjwechsel_schritt5.png|}}\\ Sollen die Klassen um 1 Jahr hochgesetzt werden? Setzen Sie den Haken, werden 2 Prüfungen durchgeführt:\\ \\ - Die werden Schüler auf fehlende Klasseneinträge geprüft und gemeldet. Möchten Sie die Schüler bearbeiten, klicken Sie auf **Ja**. Ansonsten **Nein** und der Schuljahreswechsel geht weiter zu Pkt. 2 .\\ \\ - In der [[programme#versetzung|Versetzung]] wird geprüft, ob es noch ungültige Einträge gibt. Es wird eine Meldung ausgegeben, die Einträge in der Versetzung angezeigt, und die Schüler die diese Klassen besitzen, und der Schuljahreswechsel wird unterbrochen. Korrigieren Sie dort die Versetzungseinträge und starten den Schuljahreswechsel erneut.\\ \\ **Hinweis: Es werden immer! nur die derzeit aktiven Schüler hoch gesetzt. Folgeschuljahresschüler behalten ihre Klasse!**\\ ==== Schuljahreswechsel durchführen ==== {{.:sjwechsel_schritt6.png|}}\\ Es werden Ihnen alle Schritte noch einmal angezeigt, die Sie angegeben haben. \\ \\ Klicken Sie auf [Start] um den Schuljahreswechsel endgültig durch zu führen. \\ Nach einer Sicherheitsabfrage wird der Schuljahreswechsel vollzogen! \\ \\ ==== Herzlichen Glückwunsch! ==== {{.:sjwechsel_schritt7.png|}}\\ Sie haben den Schuljahreswechsel vollendet. Die Anwendung wird geschlossen. Nach dem Neustart befinden Sie sich im neuen Schuljahr! \\ \\ **Beachten Sie bitte, dass Ihr Schulverwaltungssystem allermeistens noch im alten Schuljahr ist!** Neuaufnahmen würden dann ein zu hohes Schuljahr eingetragen bekommen!\\ \\ Hinweis: Bitte exportieren Sie Ihre Änderungen erst **nachdem** Ihr Verkehrsserviceunternehmen ebenfalls den Schuljahreswechsel vorgenommen hat. Bitte informieren Sie sich diesbezüglich bei Ihrem Verkehrsserviceuntenehmen. ==== Was geschieht beim Schuljahreswechsel? ==== * Es wird eine Datensicherung durchgeführt. * Als gelöscht markierte Schüler werden endgültig gelöscht.\\ * Das Exportprotokoll wird komplett gelöscht.\\ * Das Protokoll aller Schüleränderungen wird komplett gelöscht. * Nach der Umsetzung werden die Daten gesendet, sofern DFÜ eingestellt ist. Bestandsschüler: * Es werden die Werte aus den o.g. Feldern //gültig von// und //gültig bis// (je nach Kartentyp) in den Schülerstamm geschrieben. \\ * Die Häkchen werden entsprechend des Gültigkeitszeitraumes (in Abhängigkeit vom Kartentyp) komplett neu gesetzt. D.h. im o.g. Beispiel würden alle Schüler mit Wegekarte die Häkchen für den Zeitraum 201409 - 201506 gesetzt bekommen. * Klassen werden um 1 hoch gesetzt. Vorgabe wie umgesetzt wird steht im [[programme#versetzung|Versetzung-Formular]]. Folgeschuljahresschüler behalten ihre Klasse.\\ \\ Folgeschuljahresschüler: * Sie haben schon den erfassten Zeitraum, werden also nicht umgesetzt. * **Besonderheit**: Die Monats-Häkchen werden nicht gesetzt, es sei denn, dass der Gesamtgültigkeitszeitraum des erfassten Folgejahres nicht mit dem im [[einstellungen#reiter_import_externe_schuelerdaten|Importparameter]] übereinstimmt. Hier wird dann von einem Eingabefehler ausgegangen und Häkchen bzw. Gültigkeitszeitraum werden überschrieben. \\ Weitere Hinweise zu Zusammenhängen beim Schuljahreswechsel finden Sie [[http://www.kdv-software.de/wiki/lib/exe/fetch.php?media=erp:schultraegerprogramm:user:beschreibung_schuljahreswechsel_in_kdv_easyticket.pdf|hier]]. ==== Was geschieht nach Schuljahreswechsel? ==== * Es werden nur noch Neuaufnahmen für den Schülerimport zugelassen. \\ Grund ist, dass zumeist die Schulverwaltungssoftware noch nicht im neuen Schuljahr ist. Die Klassen würden dann wieder falsch in easyTicket erscheinen. * Wird bekannt, dass ein aktiver Schüler umgezogen ist, ändern sie es bitte in easyTicket. **Hinweis: easyTicket lässt 20 Tage nach dem Schuljahreswechsel wieder aktive Schüler zu. Es kann schließlich nicht ewig aktive Schüler ablehnen. \\ Bitte gehen Sie also vorsichtig vor, wenn Ihre Schulverwaltungssoftware noch im "alten Schuljahr" ist. ** ===== An- Abmeldung Druck ===== \\ {{.anabmeldung.png|}}\\ Anmeldung: Drucken Sie einen Bestellbeleg für Schülerticktes für Schüler aus. Geben Sie das Anmeldeintervall ein. Es werden alle Schüler erfasst, die im Zeitraum angelegt wurden.\\ {{.:bestschlrtickets.png|}}\\ \\ Hinweis: Nach jedem Schulwechsel wird auf einer neuen Seite begonnen.\\ //Technischer Hinweis//: Alle Schüler, die ein Erstanlagedatum im Intervall besitzen und noch kein Erstanmeldedatum haben (wird erst beim Druck gesetzt), werden ausgegeben. \\ \\ Abmeldung: Drucken Sie eine Abmeldung für die Schüler, die sie im [[.:schueler#schuelerstamm|Schülerstamm]] mit einem Abmeldedatum versehen haben. Es werden alle Schüler ausgegeben, die ein Abmeldedatum im Zeitraum enthalten.\\ {{.:abmeldschlr.png|}} \\ Hinweis: Nach jedem Schulwechsel wird auf einer neuen Seite begonnen.\\ //Technischer Hinweis//: Alle Schüler, die ein Erstanmeldedatum haben, noch kein Abmeldedruckdatum (wird erst bei Druck gesetzt) und ein Abmeldedatum im Intervall besitzen werden hier ausgegeben. \\ ===== Massenänderungen Schülerstamm ===== {{:erp:schultraegerprogramm:user:massenaenderung_schuelerstamm.png|}} \\ Filtern Sie zunächst wie gewohnt Ihre Schülerdaten über die rechte Maustaste.\\ \\ **Feld**: Wählen Sie anschließend das Feld dessen Wert Sie ändern möchten aus. * __Gültig-von bzw. gültig-bis__: Die Werte müssen wie immer im Format JJJJMM eingetragen werden. Es muss ein Monat aus dem aktuellen Schuljahr sein. Achtung! Evtl. Lücken in Monaten (z.B. weil ein Schüler im Ausland ist) werden überschrieben!\\ * __Kartentyp__: Wählen Sie einen Kartentyp aus. \\ * __Einstiegshaltestelle (Nr.)__: Es werden alle Einstiege (mit Haltestellennummer) angezeigt. Filtern Sie zunächst nach einer Einstiegs-Haltestellennummer in der Übersicht, um im Anschluss diese Nummer mit der Neuen zu ersetzen. \\ Achten Sie bitte auf vorherige Filterungen! * __Ausstiegshaltestelle (Nr.)__: Es werden nur die Ausstiege (mit Haltestellennummer) angezeigt, die hinter der Schule liegen. Muss ein Ausstieg geändert werden, muss dieser Ausstieg zuerst bei der Schule hinterlegt worden sein. Achten Sie hier ganz besonders darauf, dass Sie nur diese Schule vorher gefiltert haben!\\ *__Klasse__: darf max. 10 Stellen lang sein. \\ *__Lösch-Kz.__: Setzen Sie den Haken auf den Wert, den Sie wünschen. Standardmäßig ist der Haken auf "nicht definiert" gesetzt (sog. Dreifachstatus: Haken nicht definiert, Haken gesetzt, Haken nicht gesetzt). \\ **Neuer Wert**: Tragen Sie diesen Wert ein oder wählen ihn aus der Drop-Down-Liste aus. Bei Lösch-Kz. kann nur ein Haken gesetzt werden.\\ \\ **[Ausführen]**: Klicken Sie anschließend auf Ausführen.\\ \\ **[Änderungen zurücknehmen]**: Klicken Sie darauf, um alle bisher durchgeführten Änderungen rückgängig zu machen. Falls Sie sich also einmal vertan haben, können Sie es hiermit ungeschehen machen. Siehe Hinweise!\\ \\ **Hinweise:**\\ Beim Schließen des Formulars müssen Sie sich entscheiden, ob Sie die Änderungen endgültig festschreiben möchten. \\ Bei Nein bleibt das Formular offen und Sie müssen die Änderungen zurücknehmen. Bei Ja wird endgültig geschrieben.\\ Massenänderungen können u.U. sehr lange dauern. Der Grund ist, dass gerade bei Gültigkeitszeitraum-Änderungen auch die Monatshäkchen intern und die Änderungen schrittweise pro Schüler aufgezeichnet werden. Hinzukommt die evtl. eingestellte automatische Protokollierung der Schülerdaten bei Änderungen. \\ Den Verarbeitungsfortschritt sehen Sie am Balken unten in der Statusleiste.\\ \\ **Wenn Sie Massenänderungen vornehmen, darf niemand Anderes Änderungen am Schülerstamm vornehmen!** \\ \\ **Bitte gehen Sie ganz besonders vorsichtig zu Werke!!! Hier kann ganz schnell der Datenbestand in Schieflage geraten.** ===== Änderungsprotokoll Schüler ===== {{.aenderungsprotokoll.png|}}\\ Wählen Sie zunächst den Tag und die Schule aus, für die Sie Änderungen sehen möchten.\\ Anschließend werden Ihnen die Schüler angezeigt, die geändert, gelöscht wurden oder als Neuanlagen ins System kamen.\\ Zur Orientierung, was geändert wurde, beachten Sie das Feld Oberbegriff.\\ Klicken Sie links auf das kleine Pluszeichen, werden Ihnen detailliert die Felder gezeigt, die verändert wurden. \\ Klicken Sie links auf das kleine Minuszeichen (sofern sichtbar), wenn Sie die Einzelheiten nicht mehr sehen möchten.\\