KDV-Web - Informationsfluss über das Mitarbeiterportal

Das Web-Portal ist ein Bindeglied zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens, der Personalzeiterfassung und dem Lohn.

Es ermöglicht die Nutzung der Internet- oder Intranet-Technologie, um schnell und reibungslos Informationen auszutauschen oder zu erfassen. Es ist dabei keine Software-Installation auf Client- PC’s erforderlich. Diese Technologie erlaubt weltweiten Zugriff.

Nutzer stehen gemäß Berechtigungskonzept unterschiedliche Funktionen zur Verfügung.

Im Web-Portal können Buchungen vorgenommen und Anträge papierlos gestellt werden. Die Anträge werden im KDV-Web bearbeitet und direkt in die Zeiterfassung übernommen. Dies führt zur Entlastung im Personalbüro.

Im KDV-Web stellt der Antragsteller einen Antrag, der vom Vorgesetzten angenommen oder abgelehnt wird. Ein Informant erhält Kenntnis von der Anfrage. Unbearbeitete Vorgänge werden automatisch an einen Stellvertreter weitergeleitet

Das KDV-Web bietet dem Vorgesetzten einfache und gezielte Möglichkeiten, über Anträge und Korrekturen von Mitarbeitern schnell zu entscheiden.

Funktionen

Das KDV-Web umfasst die folgenden Funktionen:

Adressänderungen

  • Urlaubsanträge
  • Buchungskorrekturen
  • Kommt-Geht-Buchungen
  • Monatsjournale
  • Anträge für ganztägige Abwesenheiten (Dienstreise, Gleitzeit, ...)
  • Antrag für Überstundenauszahlung

E-Mail-Adressen

Für jeden Nutzer, der im KDV-Web zugelassen wird, muss sein Passwort und seine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Nach seiner ersten Anmeldung im KDV-Web kann der Nutzer beides ändern.

Personalstamm im KDV-Web

Die Zuordnung der Mitarbeiter zu den Vorgesetzten und Informanten sowie die Freischaltung von Berechtigungen können einzeln je Mitarbeiter oder über die Masseneingabe gruppenweise erfolgen.

Anmeldung im Web-Portal

Die Anmeldung im Web-Portal erfolgt für die Mitarbeiter mit der Personalnummer und dem dazugehörigen Passwort. Vorgesetzte, die nicht im Personalstamm gespeichert sind, können sich mit ihrer E-Mail-Adresse und dem entsprechenden Passwort einloggen.

Adressänderung

Die Mitarbeiter können selbstständig über das Mitarbeiterportal ihre Anschrift berichtigen und die eigene E-Mail-Adresse einrichten. Die E-Mail-Adresse wird im KDV-Web verwendet. Der Mitarbeiter definiert selbst, an welche Adresse die Beantwortung seiner Anträge gesendet wird. Die Anschrift ist für die Personalzeiterfassung und die Lohnbuchhaltung relevant.

Buchung

Die Kommt-, Geht- und Dienstgangbuchungen können vorgenommen werden. Die letzte Buchung am aktuellen Tag und der Saldo werden angezeigt.

Buchungskorrektur

Der Mitarbeiter kann eine Buchungskorrektur beantragen. Nachdem mit „Buchungskorrektur senden“ der Antrag verschickt wurde, erhält der Mitarbeiter eine Bestätigung, dass der Versand erfolgreich war. Der Antrag wird sofort per E-Mail an sämtliche Personen gesendet, die im Personalstamm hinterlegt sind. Dies können der Vorgesetzte, der Informant und der E-Mail-Vorgesetzte sein. Der Stellvertreter vom Vorgesetzten wird nach 3 Tagen von einem unbearbeiteten Antrag informiert. Der Vorgesetzte kann die Anträge unter „Buchungskorrektur bearbeiten“ aufrufen. Sämtliche von ihm noch zu bearbeitenden Anträge werden angezeigt. Sie können genehmigt bzw. abgelehnt werden. Wird ein Antrag genehmigt, erfolgt automatisch die Übernahme der Buchungskorrektur in die Datenbank. Zusätzliche Eingaben sind nicht notwendig.

Journal

Der Mitarbeiter kann jederzeit seine Buchungsjournale drucken. Sämtliche Monate stehen zur Verfügung.

Urlaubsanträge

Der Mitarbeiter kann einen Urlaubsantrag stellen. Dem Vorgesetzten werden die offenen Anträge, die er bearbeiten muss, angezeigt. Mit einem Mausklick können die Anträge abgelehnt oder genehmigt werden. Hierbei werden automatisch E-Mails generiert.

Weitere Anträge

Neben den Urlaubsanträgen können Anträge für weitere ganztägige Abwesenheiten (Dienstreise, Gleitzeit, ...) gestellt werden.