Fullservice Lohn und Gehalt

Als Alternative zu der als Teil-Outsourcing angebotenen „KDV Lohnabrechnung“ bieten wir Ihnen dieses komplexe Arbeitsgebiet auch im Fullservice an. Hierbei delegieren Sie neben der eigentlichen Abrechnung auch den gesamten administrativen Teil an uns. Neben einem Basismodul (hierzu gehören auch der Schriftverkehr mit Krankenkassen zur Klärung von Vorerkrankungen und das Bescheinigungswesen) können Sie zwischen folgenden Zusatzleistungen wählen:

  • Unterstützung bei Betriebsprüfungen (Lohnsteuer, Sozialversicherung und Berufs-genossenschaft) in der Art, dass KDV Räumlichkeiten zur Verfügung stellt und dem Prüfer einen Zugriff auf die entsprechende Datenbank einräumt. Wir übernehmen alle Tätigkeiten nach §6 StBerG und weisen darauf hin, dass durch die KDV selbst weder eine Rechts- noch eine Steuerberatung erfolgt.
  • Archivierung und Führung einer elektronischen Personalakte

Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Beschreibung dieser Dienstleistung:

Voraussetzungen für eine Zusammenarbeit

Genau wie Sie wünschen wir uns eine vertrauensvolle und angenehme Zusammenarbeit. Eine Voraussetzung dafür ist, dass in Ihrem Haus eine/zwei Person(en) unsere Kontaktperson(en) ist/sind, die Rückfragen der Mitarbeiter an uns weiterleiten, Unterlagen für die Abrechnung sammeln und zum vereinbarten Zeitpunkt an uns liefern bzw. Anlieferungen von uns in Empfang nehmen.

Firmenstammdaten und Lohnparameter

Alle erforderlichen Firmenstammdaten erfragen wir in einem persönlichen Gespräch. In diesem Zusammenhang werden alle Besonderheiten erörtert und die firmenspezifischen Abrechnungsparameter festgelegt.

Die erstmalige Stammdatenanlage

Für die Übernahme der bestehenden Personalstammdaten empfehlen wir, die Informationen als CSV-Datei bereitzustellen. Alternativ können die Daten in Papierform angeliefert werden, sofern dem Ausdruck sämtliche Details zu entnehmen sind.

Die Datenanlieferung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein sehr zeitkritischer Bereich, bei dem neben tarifrechtlichen und betriebsbedingten Vorgaben viele gesetzliche Bestimmungen zu beachten sind. Aus diesem Grund wird mit Ihnen zusammen ein Terminplan erarbeitet, zu dem die Abrechnungsdaten angeliefert werden müssen. Je nach Betriebsgröße kann dieses mehrmals im Monat erforderlich sein.
Sollten bereits variable Daten (Bewegungsdaten) in elektronischer Form vorliegen, können diese ggf. direkt eingelesen werden.

Das Basismodul

Unser Basismodul beinhaltet die Erfassung von eingereichten Stamm- und variablen Daten einschließlich telefonischer Rücksprache und der gesamten Auswertung. Die abgerechneten Daten werden in einer kundenbezogenen Datenbank abgelegt. Alle erforderlichen Meldungen (DEÜV, Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldung, Lohnsteuerbescheinigung) werden fristgerecht an die entsprechenden Annahmestellen weitergeleitet. Zahlungsdateien (Lohn- und Gehalt, Sozialversicherungsbeiträge) einschließlich Begleitunterlagen werden in elektronischer Form zugestellt.

Im Detail beinhaltet das Basismodul folgende Leistungen:

  1. Anlegen/Ändern von Firmen- und Personalstammdaten nach Ihren Vorgaben
  2. Erstellen von An-, Ab- und Ummeldungen an die Krankenkasse
  3. Erstellen und Prüfen der Abrechnung auf der Grundlage von übermittelten Stamm- und Bewegungsdaten
  4. Kostenstellenverbuchung
  5. Versand der Abrechnungen mit den kompletten Abrechnungsunterlagen an die Personalabteilung
  6. Erstellen von Online-Versand der SEPA-Datei für auszuzahlende Löhne und Gehälter
  7. Erstellen von Summen- /Saldenlisten bzw. Überweisungslisten
  8. Erstellen und Versenden der Beitragsnachweise und der Lohnsteueranmeldung; Erstellen der Zahlungsträger/Datei für Krankenkassen und Finanzämter
  9. Erstellen, Prüfen und Übergeben der Buchungsdatei, Buchungslisten
  10. Erstellen der DEÜV-Entgelt-Meldungen (jährlich und unterjährig); Kuvertieren und Versand an die Personalabteilung
  11. Erstellen der Lohnsteuerbescheinigungen - Kuvertieren und Versand an die Personalabteilung
  12. Erstellen der Meldungen für die Berufsgenossenschaften - Prüfen der Beitragsbescheide
  13. Erstellen der Meldungen für das statistische Bundesamt
  14. Berechnung der Urlaubsrückstellungen (Voraussetzung ist die Urlaubsverwaltung)
  15. Erstellen von Personalkostenstatistiken aus den abgerechneten Daten als CSV-Datei - nach Absprache bzw. Anforderung
  16. Erstellen von Kostenstellenauswertungen in Dateiform (CSV-Datei)
  17. Schriftverkehr mit Krankenkassen zur Klärung von evtl. Vorerkrankungen

Die Kosten für das Basismodul staffeln sich nach der Anzahl der Abrechnungsfälle. Nennen Sie uns die Anzahl der Mitarbeiter - wir erstellen Ihnen umgehend ein detailliertes Angebot.

Bescheinigungswesen

Neben der Auswertung lt. Basismodul können Sie uns mit der Erstellung von Bescheinigungen beauftragen. Beachten Sie hierbei bitte, dass ausschießlich Abrechnungsdaten der bei KDV abgerechneten Daten bescheinigt werden können.

Betriebsprüfungen

KDV bietet bei Betriebsprüfungen (Lohnsteuer, Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft) die Möglichkeit, dem Prüfer einen Zugriff auf die entsprechende Datenbank einzurichten. Wir übernehmen alle Tätigkeiten nach § 6 StBerG und weisen darauf hin, dass durch die KDV selbst weder eine Rechts- noch eine Steuerberatung erfolgt.

Elektronische Personalakte

Als Abrundung unseres gesamtes Leistungsspektrums kann das Führen einer elektronischen Personalakte vereinbart werden. Dafür werden im Original zugesandte Unterlagen (z.B. Arbeitsverträge, Zeugnisse etc.) gescannt und in einem geschützten Archiv abgelegt. In einer von KDV geführten User-Verwaltung werden die entsprechenden Zugriffsrechte nach Vorgabe des Kunden eingerichtet und verwaltet (siehe auch "Zugriff auf eigene Daten").

Zugriff auf eigene Daten

Wir bieten Ihnen zusätzlich einen außergewöhnlichen Service an. Auf Anforderung und in Absprache mit unserem Systemadministrator können Voraussetzungen geschaffen werden, dass Personen Ihres Unternehmens ein Zugriffsrecht auf die eigenen Daten erhalten. Dadurch besteht die Möglichkeit, jederzeit die eigenen Daten individuell auszuwerten bzw. zu exportieren.

Versand der Unterlagen

Das Porto wird grundsätzlich zu Selbstkosten in Rechnung gestellt. Auf Wunsch können personenbezogene Daten (z.B. Verdienstabrechnung) den Arbeitnehmern im Einzelversand zugestellt werden.

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